Voraussetzungen

Die Republik Kongo ist kein Mitgliedstaat des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation.

Die Voraussetzungen zur Legalisation von öffentlichen Urkunden aus der Republik Kongo sind bis auf weiteres nicht gegeben.

Daher wurde die Legalisation mit Billigung des Auswärtigen Amtes eingestellt.

Die Botschaft kann jedoch in Amtshilfe bzw. Rechtshilfe für deutsche Behörden und Gerichte gutachtlich prüfen, ob der beurkundete Sachverhalt zutrifft und hierdurch den inländischen Stellen Entscheidungshilfen geben.

Ob eine Überprüfung erforderlich ist, liegt im Ermessen der jeweiligen Behörde oder des Gerichts, wo die Urkunde zu Beweiszwecken verwendet werden soll.

Urkundenüberprüfungen für Privatpersonen sind ausgeschlossen.

Überprüft werden ausschließlich Personenstandsurkunden (im Französischen „Acte de ...“), welche aus der Republik Kongo („Kongo-Brazzaville“) stammen. Jegliche von kongolesischen Auslandsvertretungen (Botschaften und Konsulate) ausgestellte Urkunde oder Bescheinigungen (im Französischen: „Attestation de ...“) können nicht überprüft werden.

Nicht überprüft werden können z.B. Ledigkeitsbescheinigungen - „Attestation de célibat“, da es sich lediglich um vom Standesbeamten beglaubigte Aussagen der betreffenden Person handelt und nicht um Personenstandsurkunden im Sinne des Gesetzes.

Alle Formen von nicht öffentlichen Urkunden (Krankenhausbescheinigungen etc.) sind ebenfalls nicht überprüfbar, können aber im Überprüfungsverfahren hilfreich sein und der Plausibilität dienen.

Verfahren

Achtung: mit Einführung der elektronischen Akte an den Auslandsvertretungen des Auswärtigen Amts ist die Übersendung der Unterlagen per Post – weitestgehend- hinfällig geworden. Übersenden Sie uns deswegen bitte sämtliche, im Folgenden aufgeführte Unterlagen als eingescannte PDF-Dateien per E-Mail an info@kinshasa.diplo.de

Nach Eingangsbestätigung und Vergabe des Aktenzeichens können Sie die zu überprüfenden Originalurkunden zusätzlich per Post an die Botschaft Kinshasa über das Auswärtige Amt (Auswärtiges Amt - AV Kinshasa/ RK - Kurstraße 36 - 10117 Berlin) schicken, damit diese mit einem Aufkleber über die erfolgte Überprüfung versehen werden können. Dies ist optional – ein entsprechender Aufkleber unter Nennung der Aktenzeichen von Ihrem und unserem Vorgang kann auch direkt durch Ihre Behörde aufgebracht werden, da dieser nur als Indiz über eine bereits stattgefundene Überprüfung fungiert und ergebnisunabhängig auf der Rückseite angebracht wird.

Bitte beachten Sie: aus Datenschutzgründen können die Vorgänge nur maximal 5 Jahre aufbewahrt werden.

Prozedere nach Eingang Ihres Amtshilfeersuchens per E-Mail:

1. Eingangsbestätigung durch die Botschaft, Vergabe eines AZ, evtl. Nachforderung fehlender Unterlagen;
2. Weiterleitung der zu überprüfenden Unterlagen an einen Vertrauensanwalt der Botschaft;
3. Nach Abschluss der Überprüfung übersendet die Botschaft der ersuchenden Behörde elektronisch einen Urkundenüberprüfungsbericht mit einer Stellungnahme zu den übersandten Urkunden und einen Festsetzungsbescheid über die entstandenen Auslagen.
4. Auf Wunsch können diese Unterlagen auch in Papierform übersendet werden. Falls Originalunterlagen eingereicht wurden, werden diese samt angebrachtem Aufkleber zurückgesendet.

Erforderliche Unterlagen

Die Botschaft wird die Prüfung der Urkunden erst einleiten, wenn die nachstehend aufgeführten Unterlagen als PDF-Dateien vorliegen:

• die zu überprüfenden Urkunden; (!) die Echtheit der Urkunden wird immer durch Abgleich mit der im Register der ausstellenden Behörde hinterlegten Urkunde überprüft;
• der vom Antragsteller vollständig in französischer Sprache (falls möglich) ausgefüllte Fragebogen
  • Handelt es sich um ein Ehepaar oder sollen Urkunden mehrerer Personen überprüft werden, so müssen alle Beteiligten ab dem 6. Lebensjahr einen gesonderten Fragebogen ausfüllen.
• ein aktuelles, realitätsgetreues Foto ( z.B. Passfoto) des Urkundeninhabers sowie ggf. weiterer betroffener Personen
• Kopien der Datenseite der Ausweisdokumente der Antragsteller, relevante Einreisestempel, Visa
• evtl. als Referenzen/Beweise sonstige Unterlagen wie Zeugnisse/ Urkunden, Unterlagen zur Taufe, Ausbildungsnachweise, Fotos von Eheschließungen, Vereinsmitgliedschaften, Mietverträge, alte Rechnungen etc. Diese alternativen Beweise sollten natürlich aus der Zeit stammen, in der die Person im Kongo gelebt hat. Neuausstellungen sind relativ wertlos. Wichtig ist, dass die Identität aufgeführt wird, z.B. bei alten Rechnungen.
• die Kostenübernahmeerklärung der ersuchenden Behörde
• eine Versicherung, dass die Belehrung zum Datenschutz stattgefunden hat (im Überprüfungsverfahren ist die Übermittlung von Daten an Dritte in ausländischen Staaten erforderlich; diese unterliegt nach Art. 3 Abs. 3 DSGVO der Datenschutzgrundverordnung; Die Datenschutzbelehrung finden Sie hier oder am Ende dieser Seite.

Bitte beachten Sie:

• Übersetzungen in die deutsche Sprache sind nicht erforderlich
• Die eingescannten Unterlagen müssen keine Beglaubigungsvermerke enthalten. Es wird bei Übermittlung der Anhänge davon ausgegangen, dass sich die ersuchende Behörde vergewissert hat, dass nur Originalunterlagen eingescannt wurden.

Besonderheiten bei Geburtsurkunden

Oftmals werden als Geburtsurkunde sog. „Attestation de Naissance“ vorgelegt. Dabei handelt es sich nur um eine einfache Geburtsbescheinigung, die Antragsstellern ohne Prüfung durch den Standesbeamten oder das Krankenhaus ausgestellt werden und für die keine Eintragung in das Geburtenregister erfolgt. Sie stellen keine Personenstandsurkunden dar.

Das maßgebliche kongolesische Recht kennt nur sogenannte „Acte de Naissance“.

Nur bei dieser Art von Dokument handelt es sich tatsächlich um eine Geburtsurkunde. Wurde eine Geburt erst nach Ablauf von 30 Tagen (90 Tage bei Geburten ab 2009) beim Standesamt angezeigt, muss vor Beurkundung der Geburt und Erhalt der Geburtsurkunde beim zuständigen Gericht ein sog. „Jugement Supplétif“ (Nachregistrierungsbeschluss) erwirkt werden. Da dessen Ungültigkeit auch die Ungültigkeit der Geburtsurkunde nach sich ziehen kann, muss dieses immer zur Überprüfung mit eingereicht werden. Falls vorhanden, soll bitte auch der amtliche Rechtskraftvermerk, „Certificat de Non-Appel“ eingereicht werden.

Kosten

Bei der Überprüfung von Urkunden im Großraum Brazzaville fällt eine Kostenpauschale in Höhe von 400,00 € , für den Großraum Pointe-Noire 450,00 € an. Diese Pauschale gilt je zu überprüfenden Fall, unabhängig von der Anzahl der zu überprüfenden Urkunden. Wenn eine Überprüfung im Landesinneren, fernab dieser beiden Großräume stattfinden muss, kontaktieren Sie bitte vorab die Botschaft, ob dies überhaupt logistisch möglich ist.

Fälle, bei denen sich alle zu überprüfende Personenstandsfälle in der Hauptstadt Brazzaville ereignet haben und beurkundet wurden, sind generell unproblematisch.